Enviar un pedido
Reservar un servicio de mensajería, imprimir la documentación, rastrear el paquete y qué sucede cuando falla la entrega. Todo esto se encuentra en la tarjeta Envío y cumplimiento de la página del pedido.
La configuración inicial de los transportistas se explica en Envíos.
Los tres estados de un pedido
La página del pedido muestra varios estados y significan cosas diferentes. Esto suele confundir.
- Estado de entrega — dónde está el paquete: Pendiente, En proceso, Enviado, En reparto, Entregado, RTO. Este es el que usted controla y el que actualizan los transportistas.
- Estado del pago — Pagado, Pendiente o Fallido.
- Banner del pedido — aparece un banner de color cuando el cliente ha cancelado o devuelto parcialmente el pedido.
Marcar un pedido como Entregado también registra la fecha de entrega, y esa fecha inicia el plazo de devolución del cliente. Se registra una sola vez y nunca se sobrescribe, así que volver a guardar "Entregado" no extenderá ni reiniciará el derecho de devolución del cliente.
Reservar un envío
- Abra el pedido y busque Envío y cumplimiento.
- Haga clic en Crear envío. Las tarifas se obtienen de todos los transportistas que haya configurado.
- Elija un servicio de la lista. Cada fila muestra el servicio, el precio y la entrega estimada, y puede estar etiquetada:
- Elección del cliente — la opción que el cliente eligió al pagar
- Más barato — el precio más bajo disponible
- Solo cotización — este transportista puede cotizar pero no puede reservarse aquí
- Compruebe la ubicación de recogida que se muestra debajo de la lista.
- Haga clic en Reservar con <transportista>.
El botón Crear envío se oculta una vez que existe un envío, y se desactiva si el pedido está cancelado o ya está enviado, en reparto, entregado o en RTO — reservar un mensajero para mercancía que ya salió es dinero desperdiciado.
Qué debe tener el pedido
La reserva falla a menos que el pedido tenga todo lo siguiente:
- Nombre del cliente
- Teléfono del cliente — los transportistas lo exigen
- Una dirección postal
- Un código postal de 6 dígitos válido (la ciudad/el estado que falten se deducen de él)
Un pedido contra reembolso con un total de cero se rechaza — le indicaría al mensajero que no cobre nada.
Qué sucede automáticamente cuando la reserva tiene éxito
- El conocimiento de embarque (AWB) — el número de seguimiento del transportista para el paquete — aparece con un botón de copiar.
- El estado de entrega pasa a En proceso si no había comenzado.
- Se envía automáticamente al cliente un aviso de "listo para enviar" con el número y el enlace de seguimiento.
- Con Shiprocket, la recogida del mensajero se programa automáticamente.
No es posible reservar dos veces un mismo pedido. Si dos personas hacen clic a la vez, la segunda recibe "Otro proceso acaba de reservar un envío para este pedido."
Documentos
Una vez reservado, la fila Documentos ofrece:
| Documento | Disponible para | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Etiqueta de envío | Ambos transportistas | Imprimir y pegar en el paquete |
| Manifiesto | Solo Shiprocket | La hoja de entrega que firma el mensajero de recogida |
| Factura fiscal | Siempre | Su propia factura para el cliente |
| Factura del transportista | Solo Shiprocket | El documento de facturación del propio transportista |
Delhivery no necesita un manifiesto de su parte — ellos lo generan por su cuenta en la recogida. Imprima la etiqueta y entregue el paquete.
Si el manifiesto dice "no está listo", la causa habitual es que la recogida nunca se programó para ese envío. Prográmela en su panel de Shiprocket e inténtelo de nuevo.
Cancelar un envío
Use Cancelar envío para anular una reserva con el transportista. Se le pedirá confirmación, y el diálogo indica el número de guía (waybill).
- Está bloqueado una vez que el pedido está entregado — use el flujo de devoluciones en su lugar.
- Tras cancelar, el número de guía y el transportista se borran y la tarjeta muestra "Un envío anterior fue cancelado el <fecha>."
- Después puede reservar de nuevo con un transportista o servicio diferente.
Un envío reservado también impide que el pedido se cancele. Si un cliente quiere cancelar y usted ya reservó, cancele primero el envío.
Cuando Shiprocket reserva a medias
La reserva con Shiprocket ocurre en dos pasos: crear el pedido (gratis) y luego asignar un mensajero (lo que gasta el saldo de su monedero). Si el segundo paso falla, verá una advertencia ámbar indicando que el pedido de Shiprocket existe pero no hay mensajero asignado.
Casi siempre se debe a un monedero de Shiprocket vacío. Recárguelo y luego haga clic en Reintentar asignación de mensajero — la etiqueta del botón cambia a esto automáticamente. Solo se reintenta el paso del mensajero, así que no obtendrá un pedido duplicado en Shiprocket.
RTO — el paquete regresó
RTO significa que el mensajero no pudo entregar y le devolvió el paquete. No es una devolución del cliente; nadie la solicitó. Las causas comunes son una dirección incorrecta, que no haya nadie en casa tras varios intentos, o que un cliente de contra reembolso rechace el paquete.
El RTO aparece automáticamente a partir del seguimiento del transportista, o puede establecerlo usted mismo en el menú desplegable de Estado de entrega.
El stock se restaura automáticamente cuando un pedido pasa a RTO, y no puede restaurarse dos veces.
Si el cliente pagó en línea, usted debe reembolsarle por su cuenta — nada ocurre automáticamente. Si era contra reembolso, nunca se cobró dinero, así que no hay nada que reembolsar. Tampoco se envía ningún correo al cliente por un RTO.
Una vez que un pedido está marcado como RTO, las actualizaciones del transportista dejan de cambiar su estado.
Actualizaciones de seguimiento automáticas
Si ha configurado los webhooks del transportista en la página de Proveedores de envío — un trabajo de una sola vez que consiste en pegar una URL y un token en el panel de su transportista — el pedido se actualiza solo a medida que el paquete se mueve.
| Lo que reporta el transportista | Lo que ocurre en su pedido |
|---|---|
| Recogido / en tránsito | Estado de entrega → Enviado |
| En reparto | Estado de entrega → En reparto |
| Entregado | Estado de entrega → Entregado, fecha de entrega registrada |
| Intento de entrega fallido | Se marca, el estado no cambia |
| Regresando al origen | Se marca, el estado no cambia |
| Devuelto a usted | Estado de entrega → RTO, stock restaurado |
Salvaguardas que conviene conocer:
- El seguimiento solo mueve un pedido hacia adelante. Nunca retrocede un estado.
- Su elección manual siempre gana. Si usted mismo estableció un estado, las actualizaciones del transportista no lo sobrescribirán — solo registran el historial de seguimiento.
- Entregado y RTO son finales para la automatización.
- Cada escaneo se registra, así que tiene un historial incluso cuando el estado no cambia.
Qué correos recibe el cliente, y exactamente cuándo
| Correo | Se envía cuando |
|---|---|
| Listo para enviar | En el momento en que su reserva tiene éxito y se emite un número de guía |
| Enviado | Cuando el mensajero recoge realmente el paquete — o cuando usted establece "Enviado" manualmente |
| En reparto | Solo cuando lo establece manualmente. Las actualizaciones del transportista no envían este correo |
| Entregado | Con la actualización de entregado del transportista, o cuando lo establece manualmente |
Los correos de enviado y entregado se envían una sola vez, sin importar cuántas veces se toque el estado.
Si cancela un envío y vuelve a reservar, el cliente recibe un nuevo correo de "listo para enviar" con el nuevo número de seguimiento. Eso es intencional.
Diferencias entre transportistas
No todos los transportistas pueden hacerlo todo:
- Delhivery y Shiprocket pueden reservarse desde la página del pedido — tarifas, número de guía, etiqueta, cancelación y seguimiento.
- FedEx, UPS, USPS y DHL pueden cotizar tarifas pero aparecen como Solo cotización y no pueden reservarse aquí. Resérvelos en el sistema propio del transportista.
- Otros transportistas pueden configurarse como referencia pero no ofrecen reserva.
| Delhivery | Shiprocket | |
|---|---|---|
| Reserva | Un paso, número de guía inmediato | Dos pasos, se necesita saldo en el monedero para el segundo |
| Mensajero mostrado | Siempre "Delhivery" | El mensajero real que eligió Shiprocket |
| Recogida | Gestionada a nivel de almacén | Programada automáticamente por envío |
| Manifiesto | No necesario — se hace en la recogida | Descárguelo desde Documentos |
| Volver a reservar tras cancelar | Normal | Se reserva con una referencia ligeramente diferente |
No existe un sandbox de Shiprocket. Cada reserva de Shiprocket es real y gasta dinero real de su monedero. Delhivery sí tiene un entorno de pruebas, controlado por el indicador de producción del proveedor.
Preguntas frecuentes
"No hay tarifas de envío disponibles para este destino." Ninguna zona de envío cubre esa dirección y ningún transportista con tarifas en vivo pudo cotizarla. Revise sus zonas y proveedores en la configuración de Envíos.
"No hay ningún proveedor de envío reservable activo." No tiene ningún proveedor activo de Delhivery o Shiprocket. Los demás transportistas no pueden reservarse desde aquí.
Una advertencia dice que no hay ubicación de recogida configurada. Añada la ubicación de recogida o el nombre del almacén a ese proveedor en la página de Proveedores de envío. Shiprocket recurre a la dirección de recogida principal de su cuenta.
"El pedido no tiene teléfono del cliente" o "No se pudo encontrar un código postal de 6 dígitos." Los datos de entrega del pedido están incompletos. Corrija la dirección del cliente y luego reserve.
"La etiqueta aún no está lista. Inténtelo de nuevo en un minuto." El transportista no la ha generado. Espere y reintente.
Delhivery dice que no emite facturas de transportista ni manifiestos. Es lo esperado, no un error. Use su propia Factura fiscal y entregue el paquete solo con la etiqueta.
"El proveedor que reservó este envío ya no está configurado." El transportista se eliminó después de que se reservara este envío. Las etiquetas, los manifiestos y la cancelación necesitan esas credenciales — vuelva a añadir el proveedor.
Las actualizaciones de seguimiento nunca llegan. El token del webhook es incorrecto o falta en el panel del transportista. Vuelva a copiar la URL y el token desde la página de Proveedores de envío. Esa página también muestra cuándo se recibió el último webhook.
Llegan escaneos de seguimiento pero el estado no avanza. O bien usted estableció el estado manualmente y su valor tiene prioridad, o el pedido ya llegó a Entregado o RTO.
¿Puedo cancelar un pedido desde el panel? Hoy no hay un botón de cancelar en la página del pedido. Los clientes cancelan desde su propia página de pedido mientras el pedido no se haya enviado. Vea Pedidos para saber qué ocurre con el dinero.